Elk bedrijf dat een WBSO aanvraag indient kan middels een steekproef geselecteerd worden voor een deskcontrole van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit betekent dat er wordt nagegaan of de onderneming heeft voldaan aan de verplichtingen van het bijhouden van de speur- en ontwikkelingswerk (S&O-administratie). Deze controles vinden altijd plaats na afloop van een WBSO-kalenderjaar. Maakt u gebruik van de WBSO? Dan kunt ook u voor een deskcontrole geselecteerd worden. Hezelburcht licht beknopt toe hoe het proces van een deskcontrole eruit ziet.
Digitaal aanleveren van bewijsstukken
Normaal gesproken wordt een controle uitgevoerd door middel van een bedrijfsbezoek bij de klant. Vanwege de geldende COVID-19 maatregelen voert RVO de controles momenteel online uit. Bij een controle dient u de aansluiting van uw uren- en projectadministratie aan te tonen door bewijsstukken digitaal op te sturen. Bij een normaal bedrijfsbezoek heeft u de mogelijkheid om nadere toelichting te geven op de projectadministratie, maar omdat de stukken nu digitaal worden aangeleverd kan dit niet en dienen de aangeleverde stukken met betrekking tot de uren- en projectadministratie één op één aan te sluiten. Ofwel, er is geen ruimte voor interpretatie. Hiermee is de RVO deskcontrole strikter dan voorheen en wordt uw S&O-administratie streng gecontroleerd.
Waar wordt op gecontroleerd?
Er wordt gecontroleerd of uw S&O-administratie voldoet aan de wettelijke vereisten. U kunt hierbij de denken aan vragen als:
- Zijn de opgevoerde S&O-projecten ook daadwerkelijk uitgevoerd?
- Zijn de uitgevoerde werkzaamheden onderbouwd in de projectadministratie?
- Zijn de uitgevoerde werkzaamheden te herleiden naar de urenregistraties, per medewerker, per project en per dag?
- En in het geval er in de aanvraag sprake is van ‘werkelijke kosten en uitgaven’, zijn de kosten en uitgaven verantwoord in de S&O-administratie?
In grote lijnen betekent dit dat uit uw S&O-administratie moet blijken dat de uitgevoerde werkzaamheden ook daadwerkelijk betrekking hebben op de toegekende projecten. Daarnaast zal er ook een controle worden gedaan op de ingediende realisatiemelding en BSN-mededeling.
Optimale ondersteuning bij uw WBSO deskcontrole
Wij adviseren onze klanten altijd Hezelburcht in te schakelen om er zeker van te zijn dat hun S&O-administratie op orde is en ze zonder problemen de deskcontrole doorlopen. Onze WBSO-specialisten kunnen hen begeleiden bij het aanleveren van de stukken bij RVO. Veel van onze klanten maken gebruik van onze dienstverlening en hebben een compliance contract afgesloten waarbij we periodiek de S&O-administratie controleren. Zo kan in het geval van een controle de stukken direct worden aangeleverd.
Wilt u ook onze specialisten inschakelen zodat u met zekerheid de WBSO deskcontrole gemakkelijk en zonder stress doorloopt? Neem contact met ons op en bespreek de mogelijkheden van onze dienstverlening met een van onze Compliance Officers.
